Costo per seat AI: come calcolare il costo reale

Il costo per seat AI è la spesa sostenuta per ogni licenza di uno strumento di AI assegnata a una persona. È la misura più diffusa e la più fuorviante: coincide con il prezzo di listino diviso per i seat, ma ignora quanti seat vengono usati e per quali compiti. Il costo reale si ottiene ricalcolandolo per utente attivo e per caso d'uso, includendo i costi accessori.

Perché il prezzo di listino non è il costo reale

Il prezzo di listino risponde a una domanda del fornitore: quanto costa una licenza. La domanda del CFO è un'altra: quanto costa ottenere valore da una persona che usa lo strumento.

Tra le due cifre ci sono almeno quattro scarti:

• Seat acquistati e non usati. Ogni licenza assegnata a chi non la usa aumenta il costo di quelle utilizzate.
• Costi accessori. Formazione, amministrazione delle licenze, integrazioni e supporto interno non compaiono nel canone, ma fanno parte del costo. Li approfondisce l'articolo sul TCO dell'AI aziendale.
• Impegni contrattuali. Volumi minimi e durata possono mantenere a bilancio seat che nessuno usa.
• Uso disomogeneo. Due utenti attivi non producono lo stesso valore: il costo medio nasconde chi usa lo strumento tutti i giorni e chi lo apre una volta al mese.

Per questo il prezzo unitario è un punto di partenza per la negoziazione, non una misura di efficienza. Chi decide un rinnovo guardando solo il listino confronta offerte che non descrivono il proprio uso.

Seat acquistati contro seat attivi: la prima correzione

La prima correzione è separare tre numeri che spesso vengono confusi:

1. Seat acquistati: le licenze pagate secondo contratto.
2. Seat assegnati: le licenze associate a una persona.
3. Seat attivi: le licenze usate con regolarità in una finestra di tempo definita, ad esempio gli ultimi 60 giorni.

Tra i primi due può esserci una quota di licenze pagate e mai assegnate. Tra gli ultimi due, quella di licenze assegnate e mai usate. Entrambe sono costo senza valore. La definizione di soglia e finestra è trattata in come individuare i seat inutilizzati.

La formula è semplice:

• Costo per seat = spesa annua totale ÷ seat acquistati
• Costo per utente attivo = spesa annua totale ÷ seat attivi
• Tasso di attivazione = seat attivi ÷ seat acquistati

Il costo per utente attivo è pari al costo per seat diviso il tasso di attivazione. Con un tasso dell'80%, il costo reale è il 25% più alto di quello nominale.

Esempio numerico: dal costo per seat al costo per utente attivo

L'esempio è ipotetico: i valori sono inventati a scopo illustrativo e non rappresentano prezzi reali di alcun fornitore.

Un'azienda acquista 500 seat di uno strumento a €300 l'anno per seat.

• Spesa annua di canone: 500 × €300 = €150.000.
• Seat attivi negli ultimi 60 giorni: 400. Tasso di attivazione: 400 ÷ 500 = 80%.
• Costo per seat: €150.000 ÷ 500 = €300.
• Costo per utente attivo: €150.000 ÷ 400 = €375.

Lo scarto è di €75 per utente, pari al 25% in più (375 ÷ 300 = 1,25). I 100 seat inattivi pesano €30.000 l'anno (100 × €300), cioè il 20% della spesa.

Aggiungiamo i costi accessori, sempre ipotetici: €10.000 l'anno tra formazione, amministrazione e supporto. La spesa piena sale a €160.000 e il costo pieno per utente attivo diventa €160.000 ÷ 400 = €400, un terzo in più (400 ÷ 300 ≈ 1,33) rispetto al prezzo unitario di partenza.

Dal costo per utente al costo per caso d'uso

Il costo per utente attivo dice se i seat sono usati, non se sono usati bene. Per capire se la spesa è giustificata serve il costo per caso d'uso: quanto costa ciascun compito per cui lo strumento viene impiegato.

Il metodo ha tre passi. Si associa a ciascun utente attivo il caso d'uso principale, si moltiplica il numero di utenti per il costo per utente attivo, si confronta il costo con il valore atteso o misurato. I casi d'uso si ricavano da un registro dei casi d'uso o, in sua assenza, da interviste ai responsabili di reparto.

Proseguiamo con l'esempio ipotetico, sul costo di canone per utente attivo di €375. I 400 utenti attivi si distribuiscono così:

• Redazione di testi: 200 utenti, 200 × €375 = €75.000.
• Sintesi di documenti: 120 utenti, 120 × €375 = €45.000.
• Assistenza al codice: 80 utenti, 80 × €375 = €30.000.

La somma è €75.000 + €45.000 + €30.000 = €150.000, cioè la spesa di canone. Il costo per caso d'uso non nasce da un prezzo diverso, ma da una scelta di allocazione: la quota di spesa che ciascun compito assorbe. Il passo successivo è confrontarla con un beneficio misurato con una baseline, come spiega la guida al ROI di un caso d'uso.

Un caso d'uso che assorbe il 20% della spesa e non produce un risultato misurabile è il primo candidato a una revisione. Uno che assorbe molto e genera valore chiaro va protetto.

Quali dati servono e dove trovarli

Il calcolo richiede cinque dati. Nessuno è difficile da ottenere, ma sono sparsi in sistemi diversi.

• Spesa per strumento: contratti, ordini e fatture, inclusi gli acquisti fuori dal procurement centrale (carte aziendali, budget di reparto).
• Seat acquistati e assegnati: console di amministrazione dei fornitori ed eventuali fogli di calcolo dell'IT.
• Utilizzo per utente: le console di amministrazione dei fornitori espongono, in misura diversa, dati di attività. Conviene verificare per ciascuno strumento quale granularità è disponibile e per quanto tempo viene conservata.
• Ruolo e reparto: anagrafica HR, per aggregare l'analisi senza guardare le singole persone.
• Costi accessori: budget di formazione, ore di amministrazione, costi di integrazione, da stimare con i responsabili.

Per rispettare i principi di riservatezza, l'analisi si legge per ruolo e reparto. Se l'uso viene raccolto a livello individuale, vale l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori sui controlli a distanza, da verificare con HR e DPO prima di raccogliere i dati. Un dato aggregato per reparto, inoltre, basta quasi sempre al calcolo.

Come usare il costo reale nelle decisioni

Il costo per utente attivo e per caso d'uso serve a tre decisioni: quanti seat tenere al prossimo rinnovo, quali strumenti confrontare, dove investire in adozione prima di tagliare. Un reparto con costo alto per utente attivo e molti seat inattivi ha un problema di adozione, non di prezzo: la risposta può essere formazione mirata invece di una riduzione.

Una sequenza pratica:

1. Calcolate costo per seat e costo per utente attivo per ogni strumento.
2. Ordinate gli strumenti per scarto tra i due valori.
3. Per i primi della lista, verificate il costo per caso d'uso.
4. Decidete caso per caso se attivare, ridurre o sostituire.
5. Ripetete il calcolo prima di ogni rinnovo.

Per il quadro completo delle leve di riduzione, vedere come ridurre la spesa per le licenze AI.

Dove si colloca Delphis

Delphis è una piattaforma indipendente dai fornitori di AI che collega spesa, adozione, impatto e obblighi normativi. Riconcilia i costi con l'utilizzo reale, calcolando costo per seat, per utente attivo e per caso d'uso su più strumenti, con dati aggregati per ruolo o reparto. Permette inoltre di simulare il risparmio di una riduzione e di misurare l'impatto con una baseline. L'impostazione dell'analisi è descritta nella pagina Spesa.