Seat inutilizzati nelle licenze AI: come individuarli

Un seat inutilizzato è una licenza AI pagata e assegnata a una persona che non la usa, o la usa così di rado da non giustificarne il costo. Individuarlo richiede una definizione operativa di "inattivo", dati di utilizzo incrociati con l'elenco delle assegnazioni e un controllo dei falsi positivi prima di qualsiasi revoca. Il recupero è l'ultimo passo e va gestito con preavviso.

Come definire un seat inattivo: soglie e finestre temporali

Senza una definizione condivisa, ogni reparto ha la propria idea di inattività e la discussione si sposta su casi singoli. La definizione ha due parametri: la soglia di uso e la finestra di osservazione.

• Soglia di uso. Il minimo che rende un seat "attivo": almeno una sessione di lavoro, un numero di interazioni, un certo numero di giorni di accesso nel periodo. Più la soglia è bassa, più l'analisi è prudente.
• Finestra di osservazione. Il periodo su cui si misura. Finestre di 30 giorni catturano troppo rumore (ferie, picchi di lavoro), mentre oltre i 90 si rischia di tenere a lungo licenze ferme.

Un punto di partenza frequente è articolare tre classi:

1. Inattivo: nessun utilizzo negli ultimi 60 giorni.
2. Sporadico: utilizzo sotto la soglia attesa per il ruolo, ad esempio meno di un giorno di accesso a settimana.
3. Attivo: utilizzo regolare, pari o sopra la soglia.

Sono valori di esempio, da tarare sull'azienda: il numero giusto è quello che separa bene chi usa lo strumento nel lavoro da chi lo ha aperto una volta. Una soglia deve valere per tutti gli strumenti comparabili, altrimenti i confronti di spesa perdono senso.

Dove trovare i dati: console dei fornitori e log di accesso

Servono due elenchi da incrociare: chi ha una licenza e chi la usa.

Elenco delle assegnazioni. Si ricava dalle console di amministrazione dei fornitori, dal sistema di identità aziendale (i gruppi o i ruoli che attivano la licenza) e dai fogli di calcolo dell'IT. Spesso i tre elenchi non coincidono, e la differenza è già un risultato: licenze pagate senza assegnatario, o assegnate a persone uscite dall'azienda.

Dati di utilizzo. Le console di amministrazione dei fornitori espongono, in misura diversa, informazioni sull'attività degli utenti: la profondità, la frequenza di aggiornamento e il periodo di conservazione cambiano da strumento a strumento. Dove l'attività d'uso non è disponibile, si usa un proxy: i log di accesso del sistema di identità mostrano quando una persona si autentica allo strumento, anche se non cosa ne fa.

Alcune accortezze:

• verificate per ciascuno strumento per quanto tempo i dati vengono conservati, per evitare di scoprire che la finestra di 60 giorni non è ricostruibile;
• normalizzate gli identificativi (la stessa persona può comparire con indirizzi diversi);
• aggregate per reparto e ruolo prima di condividere l'analisi.

Se i dati sono raccolti a livello individuale, il trattamento va valutato con DPO e relazioni sindacali: ne parla l'articolo sul monitoraggio dell'uso dell'AI e lo Statuto dei Lavoratori.

Falsi positivi: quando un seat inattivo non è uno spreco

Un seat che sembra inattivo non va revocato in automatico. I falsi positivi più comuni:

• Uso stagionale. Funzioni come bilancio, pianificazione o gare hanno picchi concentrati in alcuni mesi. Una finestra di 60 giorni nel periodo basso li classifica come inattivi.
• Ruoli specifici. Persone che usano lo strumento per compiti rari ma ad alto valore (un analista legale, un ruolo di audit) possono avere pochi accessi e molto beneficio.
• Assenze prolungate. Maternità, malattia, aspettative e trasferte lunghe producono inattività senza alcun disinteresse.
• Neoassunti e licenze recenti. Una licenza assegnata da poche settimane non ha ancora una storia significativa.
• Uso su canali non tracciati. Se parte dell'uso passa da un'integrazione o da un canale che la console non registra, l'attività è sottostimata.

Il rimedio è un passaggio di verifica con il responsabile di reparto prima della revoca, e una regola chiara di esclusione per le categorie sopra. Una soglia di 90 giorni per i ruoli stagionali è spesso più utile di una lunga lista di eccezioni.

Esempio numerico: quanto vale il recupero

L'esempio è ipotetico: i valori sono inventati a scopo illustrativo.

Un'azienda ha 800 seat a €240 l'anno ciascuno, per una spesa di 800 × €240 = €192.000. Con soglia di 60 giorni risultano inattivi 96 seat, cioè il 12% (96 ÷ 800 = 0,12). Valore lordo: 96 × €240 = €23.040.

Dalla verifica con i responsabili emergono 16 falsi positivi (assenze prolungate e un reparto stagionale). I seat recuperabili sono 96 − 16 = 80, per un risparmio annuo di 80 × €240 = €19.200, circa il 10% della spesa (19.200 ÷ 192.000 = 0,10).

Il passaggio da €23.040 a €19.200 mostra perché non conviene presentare il dato lordo come risparmio: la differenza di €3.840 (16 × €240) è la quota che l'analisi grezza avrebbe tolto a persone che ne avevano diritto. Resta poi da verificare se il contratto consente di ridurre i seat prima del rinnovo: ne parla la checklist di negoziazione del rinnovo.

Il processo di recupero, senza irritare le persone

Togliere uno strumento senza spiegazioni genera resistenza e, peggio, spinge verso account personali fuori controllo (si veda shadow AI: rischi e gestione). Un processo che funziona:

1. Comunicate il criterio in anticipo. Un messaggio a tutti spiega che le licenze sono risorse limitate, definisce soglia e finestra e annuncia la revisione periodica.
2. Producete l'elenco candidati. Applicate la soglia ai dati e togliete i falsi positivi noti.
3. Verificate con i responsabili. Ogni responsabile conferma o contesta l'elenco del proprio reparto entro una scadenza.
4. Avvisate le persone interessate. Un messaggio individuale con preavviso (ad esempio 14 giorni), il motivo e la modalità per tenere la licenza.
5. Offrite un tentativo di attivazione agli utenti sporadici. Formazione breve o un caso d'uso mirato prima di togliere.
6. Revocate e documentate. Registrate data e motivo, e liberate il seat per chi è in attesa.
7. Garantite il ripristino. Chi ne ha bisogno deve poterlo riottenere in pochi giorni, senza burocrazia.

Il ripristino rapido è ciò che rende accettabile la revoca: riduce il costo di un errore e toglie alle persone il motivo di aggirare il processo. Conviene anche indicare un referente a cui rivolgersi e un tempo massimo di risposta, per evitare che la richiesta si perda tra IT e reparto.

Rendere il controllo periodico

Un'analisi una tantum recupera licenze, ma la deriva ricomincia subito: nuove assegnazioni, cambi di ruolo e uscite dall'azienda riportano i seat inattivi nel giro di pochi mesi. Fissate una revisione trimestrale con la stessa soglia, e un controllo più approfondito prima di ogni rinnovo. Il tasso di attivazione e il costo per utente attivo, descritti nell'articolo sul costo reale per seat AI, sono gli indicatori da seguire nel tempo.

Dove si colloca Delphis

Delphis è una piattaforma indipendente dai fornitori di AI che collega spesa, adozione, impatto e obblighi normativi. Incrocia le licenze acquistate con l'utilizzo reale su più strumenti, segnala seat inattivi e sporadici, simula il risparmio dei diversi scenari e misura l'impatto con una baseline. I dati sulle persone restano aggregati per ruolo o reparto. Per vedere come si imposta la riconciliazione tra costi e utilizzo, consultate la pagina Spesa.