Sovrapposizione strumenti AI: come rilevarla e quantificarla

La sovrapposizione degli strumenti AI è la situazione in cui più strumenti a pagamento coprono lo stesso caso d'uso per le stesse persone. L'azienda acquista due o più volte la stessa funzione: ad esempio una licenza di assistente generalista per tutto il reparto marketing e una seconda, di un altro fornitore, per gli stessi utenti che scrivono gli stessi testi. Si rileva partendo dai casi d'uso e non dagli strumenti, e si quantifica in euro contando i seat ridondanti.

Cosa significa davvero sovrapposizione tra strumenti AI

La definizione ha due condizioni, e servono entrambe. La prima è lo stesso caso d'uso: redazione di testi, sintesi di documenti, assistenza al codice, analisi di dati, ricerca di informazioni. La seconda sono gli stessi utenti: le persone che compaiono in più strumenti per quel compito.

Due strumenti usati da reparti diversi per compiti diversi non si sovrappongono. Due strumenti che coprono lo stesso compito in team diversi indicano una frammentazione, che si risolve con una scelta di standard, non con la revoca di seat.

Conviene distinguere tre casi:

• Sovrapposizione piena: stessa persona, stesso caso d'uso, due licenze. Il seat meno usato è un candidato alla revoca.
• Sovrapposizione parziale: la stessa persona usa i due strumenti per compiti diversi, ma uno dei due compiti potrebbe essere svolto con lo strumento principale. Si valuta caso per caso.
• Sovrapposizione inclusa: uno strumento già compreso in un contratto pagato viene affiancato da un acquisto separato per la stessa funzione. È la più semplice da eliminare.

La sovrapposizione è diversa dal seat inutilizzato, che riguarda una licenza che nessuno usa. Per quel tema, vedi come individuare i seat AI inutilizzati. Qui il seat è usato, ma è ridondante.

Perché la sovrapposizione nasce e si accumula

Le cause sono organizzative, non tecniche. I budget di reparto permettono acquisti autonomi, i piloti diventano regime senza una revisione, e ogni team sceglie lo strumento che conosce. Inoltre i fornitori estendono le funzioni dei propri prodotti, e uno strumento secondario diventa ridondante senza che nessuno se ne accorga.

Come rilevare la sovrapposizione per reparto e caso d'uso

Il metodo parte da una matrice con i casi d'uso sulle righe e i reparti sulle colonne. In ogni cella si annotano gli strumenti in uso e il numero di persone che li usano. Dove una cella contiene più di uno strumento, c'è un candidato alla sovrapposizione.

I passi operativi:

1. Raccogliete l'elenco delle licenze. Per ogni strumento servono contratto, costo annuo per seat, numero di seat assegnati e data di rinnovo. Includete gli acquisti fuori dal procurement centrale, spesso rimborsati come spese di reparto.
2. Associate le licenze ai reparti. Aggregate per reparto e ruolo, mai per singola persona: l'analisi serve a decidere sul portafoglio, non a controllare qualcuno.
3. Estraete i dati di utilizzo. Le console di amministrazione dei fornitori espongono, in misura diversa, dati sull'attività. Verificate cosa è disponibile per ciascuno strumento e uniformate la finestra di osservazione, ad esempio gli ultimi 90 giorni.
4. Mappate i casi d'uso. Un registro dei casi d'uso è la fonte migliore. In sua assenza, un breve questionario ai responsabili di reparto basta per una prima mappa.
5. Incrociate persone, strumenti e casi d'uso. Per ogni caso d'uso contate quante persone hanno più di uno strumento attivo e quante usano davvero entrambi.
6. Classificate ogni cella. Sovrapposizione piena, parziale, inclusa oppure giustificata. Annotate il motivo quando qualcuno lo sa spiegare.

Il risultato è un elenco ordinato per valore: prima i casi con molti seat costosi ridondanti.

Come quantificare la sovrapposizione in euro

La formula di base è semplice:

Costo della sovrapposizione = seat ridondanti × costo annuo del seat dello strumento che si può rimuovere

Il risparmio netto del primo anno è il costo evitato meno i costi una tantum di transizione (formazione, migrazione dei flussi di lavoro, tempo di gestione).

L'esempio che segue è ipotetico: i valori sono inventati a scopo illustrativo e non rappresentano prezzi reali di alcun fornitore.

Un'azienda ha uno strumento A come standard e uno strumento B acquistato in parallelo. B ha 150 seat con un costo annuo ipotetico di €360 per seat, quindi €54.000 di spesa annua (150 × 360). Per il caso d'uso "redazione e sintesi di testi" emerge questo quadro:

• Marketing: 120 persone con A, di cui 80 hanno anche B.
• Legale: 40 persone con A, di cui 25 hanno anche B.

I seat B sovrapposti sono 80 + 25 = 105, cioè il 70% dei seat di B (105 su 150). Il loro costo annuo è 105 × €360 = €37.800.

Dal confronto con i responsabili emerge che 20 persone usano B per un compito che A non copre, e vanno mantenute. I seat ridondanti diventano 105 − 20 = 85, per un costo evitato di 85 × €360 = €30.600.

Costi una tantum ipotetici di transizione: €40 per seat tra formazione e adattamento dei flussi, quindi 85 × €40 = €3.400.

Risparmio netto del primo anno: €30.600 − €3.400 = €27.200. Dal secondo anno il risparmio è di €30.600, perché i costi di transizione non si ripetono.

Due note di metodo. Il calcolo va ripetuto per ogni caso d'uso, senza sommare due volte lo stesso seat. E il risparmio è reale solo se si agisce davvero sul contratto: una riduzione di seat a metà periodo contrattuale può non essere rimborsabile, quindi conviene allineare le decisioni alle date di rinnovo.

Cosa fare dopo aver misurato la sovrapposizione

La misura serve a decidere. Per ogni gruppo di seat ridondanti ci sono quattro esiti possibili:

• Revocare il seat dello strumento secondario, con preavviso e verifica del responsabile.
• Riassegnare il seat a chi ha un caso d'uso senza copertura.
• Mantenere con una motivazione scritta e una data di revisione.
• Consolidare gli strumenti, quando la sovrapposizione è estesa e la scelta di uno standard è più conveniente di una gestione seat per seat.

Ordine di lavoro: prima le sovrapposizioni incluse in contratti già pagati, poi quelle piene, infine quelle parziali.

Prima di revocare, verificate che gli utenti non migrino su account personali: la perdita di una licenza aziendale può spingere verso strumenti non governati. Il tema è trattato in shadow AI: rischi e gestione.

Dopo tre mesi misurate di nuovo: adozione degli strumenti rimasti, richieste di riattivazione, segnalazioni dei team. Se le richieste di riattivazione sono molte, la sovrapposizione era in parte giustificata e la regola va corretta. Il risparmio va letto insieme ai risultati di business, secondo il metodo per misurare il ROI dell'AI.

Errori frequenti nel misurare la sovrapposizione

• Partire dagli strumenti e non dai casi d'uso. Due prodotti simili sul mercato non sono sovrapposti se servono compiti diversi in azienda.
• Dimenticare i costi di uscita. Formazione, migrazione e vincoli contrattuali riducono il risparmio del primo anno.
• Analizzare le persone invece dei ruoli. I dati vanno aggregati per reparto o ruolo, sia per correttezza metodologica sia per i vincoli sul controllo a distanza dei lavoratori.
• Non fissare una revisione periodica. Senza un controllo trimestrale, le sovrapposizioni si ricostituiscono.

Dove si colloca Delphis

Delphis è una piattaforma indipendente dai fornitori di AI che collega spesa, adozione, impatto e obblighi normativi. Riconcilia i costi con l'utilizzo reale, individua le sovrapposizioni tra strumenti per reparto e caso d'uso e simula il risparmio di ogni scenario di consolidamento prima di toccare i contratti. I dati sulle persone restano aggregati per ruolo o reparto. Per vedere come si imposta l'analisi, consultate la pagina Spesa.