Se lavori in una società di consulenza, agenzia o azienda B2B, sai bene cosa significa perdere una trattativa commerciale all'ultimo momento. Magari perché ti sei dimenticato di fare follow-up, o perché il cliente è sparito dopo il primo incontro, o semplicemente perché non hai capito in che fase reale era la trattativa. Il deal management è esattamente questo: gestire in modo strutturato ogni opportunità commerciale dalla prima conversazione alla firma del contratto.
Cos'è il deal management e perché lo fai male
Il deal management è il processo con cui gestisci ogni singola opportunità di vendita (il deal) lungo tutto il suo ciclo di vita: dal primo contatto con un potenziale cliente fino alla chiusura positiva o negativa della trattativa. Non è solo tenere traccia delle email: è sapere sempre, per ogni opportunità, a che punto sei, cosa devi fare dopo, e quali sono le probabilità reali di chiudere.
Secondo uno studio di Harvard Business Review, le aziende B2B perdono in media il 79% delle opportunità commerciali a causa di processi di vendita mal gestiti. Non per prodotto scadente, non per prezzo alto: per disorganizzazione. Email perse, follow-up mai fatti, proposte inviate senza strategia, clienti dimenticati dopo il primo incontro.
Sintomi di deal management caotico
Hai trattative che restano ferme per settimane senza che nessuno le tocchi. Non sai quali opportunità hanno più probabilità di chiudersi. Quando un collega va in ferie, nessuno sa a che punto sono i suoi clienti. Perdi contratti perché ti sei dimenticato di ricontattare al momento giusto.
Le fasi di un deal: dalla qualifica alla chiusura
Un deal ben gestito passa attraverso fasi precise. Ogni fase ha obiettivi specifici, domande da rispondere, e azioni da completare prima di passare alla successiva. Ecco il framework standard per aziende B2B, società di consulenza e agenzie.
| Fase | Obiettivo | Domande chiave |
|---|---|---|
| Lead qualification | Capire se vale la pena investire tempo | Il cliente ha budget? Ha urgenza? Siamo competitivi? |
| Discovery | Comprendere a fondo il problema del cliente | Quali sono i pain point reali? Chi decide? Quali alternative stanno considerando? |
| Proposal | Presentare la soluzione in modo convincente | La proposta risponde ai loro bisogni specifici? Il prezzo è chiaro e giustificato? |
| Negotiation | Trovare l'accordo finale su prezzo e termini | Dove possiamo scendere a compromessi? Quali sono i deal breaker per entrambe le parti? |
| Closing | Firmare il contratto | Tutti gli stakeholder hanno approvato? Ci sono ultimi ostacoli amministrativi? |
La maggior parte delle opportunità si perde tra discovery e proposal: il potenziale cliente era interessato, ma non abbastanza urgente. Oppure tra proposal e negotiation: hanno ricevuto la tua offerta, l'hanno trovata interessante, ma poi sono spariti. Il deal management serve proprio a identificare questi colli di bottiglia e agire prima che l'opportunità sfumi.
Errore comune: saltare la fase di qualifica
Molte aziende B2B investono settimane a preparare proposte complesse per clienti che non compreranno mai. Perché? Perché non hanno qualificato seriamente l'opportunità all'inizio. Un deal ben qualificato risponde a tre domande: il cliente ha budget allocato per questo progetto? Ha urgenza reale (non vaga intenzione futura)? Siamo in competizione diretta o siamo il piano B?
Come tracciare i deal in modo efficace
Tracciare significa sapere sempre, per ogni opportunità, dove sei e cosa devi fare dopo. Non è questione di tenere un foglio Excel aggiornato: è costruire un sistema che ti dice proattivamente quando devi agire.
- Ogni deal ha un owner chiaro: una persona responsabile che fa da punto di riferimento per quella trattativa specifica.
- Ogni deal ha una fase ben definita: non 'in corso', ma 'discovery completata, in attesa di approvazione interna per preparare proposta'.
- Ogni deal ha una next action con deadline: 'ricontattare il CFO entro venerdì per capire se hanno completato la revisione budget'.
- Ogni deal ha una stima di valore e probabilità di chiusura: 50.000 euro, 60% di probabilità di chiudere entro fine mese.
- Ogni deal ha note aggiornate dopo ogni interazione: cosa è emerso nell'ultima call, quali dubbi hanno sollevato, chi altro è coinvolto nella decisione.
La regola delle 24 ore
Dopo ogni interazione con un potenziale cliente (call, email, meeting), aggiorni il deal entro 24 ore: nuova fase se necessario, nuova next action, note fresche. Se aspetti una settimana, ti dimentichi metà dei dettagli importanti.
Metriche chiave del deal management
Un buon sistema di deal management ti dà visibilità su metriche precise. Non impressioni generiche ('mi sembra che stiamo andando bene'), ma numeri concreti che ti dicono dove stai perdendo opportunità e dove puoi migliorare.
Conversion rate per fase
Quante opportunità passano dalla fase di discovery alla fase di proposal? E quante dalla proposal alla negotiation? Se hai 100 discovery ma solo 10 arrivano a proposta, probabilmente stai qualificando male. Se hai 50 proposal ma solo 5 chiudono, forse le tue offerte non sono abbastanza convincenti o competitive.
Average deal size
Il valore medio di un contratto chiuso. Una società di consulenza potrebbe avere deal da 20.000 euro (piccoli progetti) e deal da 200.000 euro (grandi commesse). Sapere la distribuzione ti aiuta a decidere dove concentrare gli sforzi commerciali.
Sales cycle length
Quanto tempo passa mediamente dal primo contatto alla firma? Nel B2B, cicli di vendita di 60-90 giorni sono normali per contratti complessi. Se il tuo ciclo medio è 120 giorni, magari stai targeting clienti troppo grandi o stai perdendo troppo tempo in fasi intermedie.
Win rate
Quante opportunità chiudi rispetto a quelle che entrano in pipeline? Un win rate del 20-30% è considerato buono nel B2B complesso. Sotto il 15% significa che stai sprecando tempo su deal che non chiuderanno mai. Sopra il 50% potrebbe significare che stai puntando troppo basso (deal facili ma piccoli).
| Metrica | Valore target B2B | Segnale di problema |
|---|---|---|
| Win rate | 20-30% | Sotto 15%: qualifica male. Sopra 50%: opportunità troppo facili. |
| Sales cycle length | 60-90 giorni | Oltre 120 giorni: processo inefficiente o target sbagliato. |
| Conversion discovery → proposal | 40-60% | Sotto 30%: perdi troppi clienti prima di proporre. |
| Conversion proposal → closing | 30-40% | Sotto 20%: le tue proposte non convincono. |
Errori comuni che fanno perdere deal
Dopo aver analizzato centinaia di pipeline commerciali in società di consulenza, agenzie e aziende B2B, questi sono gli errori più frequenti che fanno perdere opportunità.
- Nessun follow-up strutturato: invii una proposta e aspetti che il cliente si faccia vivo. Nel frattempo lui riceve altre 5 proposte e dimentica la tua. Dopo 3 settimane richiami, ma ormai hanno già scelto un concorrente.
- Ownership poco chiara: il commerciale ha fatto il primo incontro, poi ha passato il cliente al project manager per l'analisi tecnica, poi al CFO per il pricing. Nessuno sa chi deve fare il prossimo passo. Il cliente si sente abbandonato.
- Nessun dato su perché perdi: quando un deal si chiude negativamente, nessuno registra il motivo reale. Era il prezzo? Il timing? Un concorrente più veloce? Senza questo dato, continui a ripetere gli stessi errori.
- Pipeline inflazionata: hai 50 opportunità 'in corso' ma in realtà 40 sono morte da settimane. Tieni deal zombie in pipeline perché non vuoi ammettere che sono perse. Risultato: non hai visibilità reale su cosa conta davvero.
- Fasi troppo vaghe: usi categorie generiche come 'contatto iniziale', 'in trattativa', 'quasi chiuso'. Ma 'quasi chiuso' cosa significa? Hanno approvato il budget? Hanno firmato la LOI? Senza fasi precise, non puoi capire dove agire.
Il costo del no-follow-up
Una ricerca di Bain & Company ha calcolato che il 60% delle vendite B2B perse non vengono perse per problemi di prodotto o prezzo, ma perché il venditore non ha fatto follow-up al momento giusto. Il cliente era interessato, ma aveva altre priorità. Se lo avessi ricontattato 2 settimane dopo, avresti chiuso.
Come la tecnologia (AI + CRM) trasforma il deal management
Un CRM tradizionale ti aiuta a tracciare i deal, ma non ti dice cosa fare. Devi ancora ricordarti tu di aggiornare le fasi, fare follow-up, analizzare perché stai perdendo opportunità. Un sistema moderno di deal management basato su AI cambia completamente il gioco.
Analisi automatica delle interazioni
L'AI analizza le email, le call, le note del deal e ti dice automaticamente in che fase reale è la trattativa. Non ti fidi della tua memoria: il sistema legge che il cliente ha detto 'dobbiamo ancora discuterne internamente' e capisce che non sei in fase di closing, ma ancora in evaluation.
Suggerimenti di next action
Invece di decidere tu quando ricontattare, l'AI ti suggerisce la prossima azione in base al comportamento del cliente. Se ha aperto la proposta 3 volte ma non ha risposto, ti suggerisce: 'Chiama entro domani, probabilmente ha domande ma non le ha formalizzate via email'.
Scoring automatico delle opportunità
L'AI calcola la probabilità di chiusura di ogni deal in base a segnali concreti: engagement del cliente, fase della trattativa, tempo trascorso dall'ultimo contatto, similarità con deal chiusi in passato. Non intuizioni, ma percentuali basate su pattern reali.
Win/loss analysis automatica
Quando chiudi un deal (positivo o negativo), l'AI ti chiede di registrare il motivo e analizza i pattern. Scopri che il 70% delle perdite è dovuto a 'proposta arrivata troppo tardi', non al prezzo come pensavi. Puoi agire di conseguenza.
Delphis Pipeline: deal management per consulenza, agenzie, B2B
Il modulo Pipeline di Delphis è pensato specificamente per società di consulenza, agenzie di marketing e aziende B2B che gestiscono deal complessi. Non solo tracking, ma gestione intelligente: dall'analisi della RFP alla proposta, dal follow-up automatico al post-mortem sui deal persi. L'AI ti dice quali opportunità meritano attenzione, quali sono a rischio, e cosa fare per chiudere più velocemente.
Come iniziare: costruire una pipeline strutturata in 3 step
Non serve rivoluzionare tutto domani. Puoi iniziare con tre azioni concrete che migliorano immediatamente il tuo deal management.
- Definisci le fasi standard: siediti con il team commerciale e decidete le 4-6 fasi che ogni opportunità deve attraversare. Devono essere chiare, misurabili, con criteri di uscita precisi ('non passi a proposal se non hai confermato che hanno budget allocato').
- Assegna ownership chiara: per ogni deal attivo, chi è il responsabile? Anche se più persone collaborano, una sola persona ha la responsabilità finale di far avanzare quel deal. Comunicalo esplicitamente.
- Implementa il follow-up sistematico: ogni deal deve avere una next action con data. Non 'ricontattare prima o poi', ma 'chiamare il martedì 18 febbraio alle 14:00 per discutere obiezioni emerse via email'. Se non ha next action, o è chiuso o è morto.
Una volta che hai processo chiaro e ownership definita, la tecnologia amplifica i risultati. Un CRM intelligente ti toglie il carico mentale di ricordare, ti dà visibilità immediata su dove intervenire, e ti aiuta a chiudere più deal senza lavorare più ore.
"Prima avevamo 30 opportunità in pipeline, ma nessuno sapeva quali fossero reali e quali fossero wishful thinking. Dopo aver strutturato il deal management con fasi precise e AI che ci dice dove agire, chiudiamo il 40% in più con lo stesso team commerciale. Il segreto non è vendere di più: è non perdere le opportunità che già hai."
— CFO, società di consulenza IT con 50 dipendenti